Υποχρεωτική Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Τι Αλλάζει για την Επιχείρησή σου το 2026

Αν ακόμα στέλνεις τιμολόγια σε PDF από το email σου, ή χειρότερα σε φωτοτυπία, έχεις λίγους μήνες να το αλλάξεις. Όχι επειδή είναι πιο βολικό. Επειδή από το 2026 δεν θα είναι πλέον νόμιμο, τουλάχιστον όχι για τις περισσότερες συναλλαγές ανάμεσα σε επιχειρήσεις.

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι μια ακόμα προαιρετική ψηφιακή αναβάθμιση που μπορείς να αφήσεις για του χρόνου. Έχει συγκεκριμένες ημερομηνίες, συγκεκριμένες προθεσμίες δήλωσης, και κίνητρα που εξαφανίζονται αν καθυστερήσεις. Πολλοί επιχειρηματίες το έμαθαν πρόσφατα από τον λογιστή τους, στο περιθώριο μιας άλλης κουβέντας.

Σε αυτό το άρθρο θα δεις ποιες επιχειρήσεις αφορά η αλλαγή, ποιο είναι το ακριβές χρονοδιάγραμμα, πώς εκδίδεις ηλεκτρονικό τιμολόγιο στην πράξη, και ποια οικονομικά κίνητρα υπάρχουν για όσους προλάβουν να προσαρμοστούν νωρίτερα.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι καινούργια στην Ελλάδα. Πολλές επιχειρήσεις την χρησιμοποιούν ήδη προαιρετικά μέσα από το myDATA. Αυτό που αλλάζει τώρα είναι ότι παύει να είναι επιλογή.

Ο νόμος 5222/2025 τροποποίησε τον Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος (Ν. 4172/2013) και τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ν. 4308/2014), θέτοντας το νομικό πλαίσιο για την υποχρεωτική έκδοση. Οι αποφάσεις Α.1128/2025 και Α.1129/2025 καθόρισαν τη διαδικασία, τις προθεσμίες και τον τρόπο δήλωσης. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι για τις συναλλαγές που καλύπτει ο νόμος, το χάρτινο ή το απλό PDF τιμολόγιο δεν θα αρκεί πια. Θα πρέπει να εκδίδεται αποκλειστικά ηλεκτρονικά, μέσα από συγκεκριμένα κανάλια που αναγνωρίζει η ΑΑΔΕ.

Η υποχρέωση αφορά επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία με βάση τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα, και συγκεκριμένα τρεις κατηγορίες συναλλαγών:

1. Εγχώριες συναλλαγές χονδρικής ανάμεσα σε επιχειρήσεις (B2B)
2. Εξαγωγές B2B προς χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, εκτός από τις λιανικές πωλήσεις
3. Τιμολόγηση προς το Δημόσιο (B2G), δηλαδή δημόσιες συμβάσεις και χρεώσεις προς φορείς του δημοσίου

Η υποχρέωση ισχύει ακόμα κι όταν ο προμηθευτής σου δεν εκδίδει ηλεκτρονικά, ή όταν χρειάζεται να εκδώσεις πιστωτικό τιμολόγιο. Η λιανική πώληση προς τελικούς καταναλωτές δεν επηρεάζεται προς το παρόν, οπότε αν πουλάς κυρίως σε ιδιώτες, η αλλαγή σε εσένα είναι μικρότερη. Αν όμως πουλάς ή αγοράζεις χονδρικά από άλλες επιχειρήσεις, ή δουλεύεις με το Δημόσιο, σε αφορά άμεσα.

Η εφαρμογή γίνεται σε δύο κύματα, με κριτήριο τον τζίρο της επιχείρησης.

Η πρώτη φάση ξεκινά στις 2 Φεβρουαρίου 2026 και αφορά επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ. Αυτές οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν υποβάλει τη δήλωση χρήσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης έως την 1η Δεκεμβρίου 2025.

Η δεύτερη φάση ξεκινά στις 1η Οκτωβρίου 2026 και αφορά όλες τις υπόλοιπες επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους. Η προθεσμία δήλωσης εδώ είναι η 3η Αυγούστου 2026.

Η δήλωση χρήσης δεν είναι απλή διατύπωση. Περιλαμβάνει τον ΑΦΜ και την επωνυμία της επιχείρησης, την ημερομηνία έναρξης, και τις κατηγορίες συναλλαγών που θα καλύπτονται. Υποβάλλεται είτε μέσω πιστοποιημένου πάροχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, είτε μέσω της δωρεάν εφαρμογής της ΑΑΔΕ.

Υπάρχουν δύο βασικοί δρόμοι, και η επιλογή εξαρτάται κυρίως από τον όγκο των παραστατικών που εκδίδεις.

Ο πρώτος είναι μέσω πιστοποιημένου Πάροχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Παραστατικών. Αυτοί οι πάροχοι συνήθως συνδέονται απευθείας με το λογιστικό ή το ERP σύστημα που ήδη χρησιμοποιείς, οπότε η έκδοση γίνεται αυτόματα μέσα από τη ροή εργασίας σου, χωρίς διπλή καταχώρηση. Είναι η λύση που έχει νόημα αν εκδίδεις αρκετά τιμολόγια τον μήνα ή αν θέλεις να συνδέσεις την τιμολόγηση με το ηλεκτρονικό σου κατάστημα ή το σύστημα παραγγελιών.

Ο δεύτερος δρόμος είναι η δωρεάν εφαρμογή «τιμολόγιο» της ΑΑΔΕ. Καλύπτει τη βασική υποχρέωση χωρίς κόστος, και είναι αρκετή για επιχειρήσεις με μικρό αριθμό παραστατικών τον μήνα. Το μειονέκτημα είναι ότι η καταχώρηση γίνεται χειροκίνητα, χωρίς σύνδεση με τα υπόλοιπα συστήματά σου.

Πρακτικά, τα βήματα που χρειάζεται να κάνεις είναι:

1. Έλεγξε τον τζίρο σου για να δεις αν ανήκεις στην πρώτη ή στη δεύτερη φάση
2. Αποφάσισε αν θα χρησιμοποιήσεις πάροχο ή τη δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ, ανάλογα με τον όγκο των τιμολογίων σου
3. Ενημέρωσε τον λογιστή σου και υπόβαλε τη δήλωση χρήσης πριν την αντίστοιχη προθεσμία
4. Αν χρησιμοποιείς ήδη λογισμικό τιμολόγησης ή e-shop, έλεγξε αν υποστηρίζει ήδη σύνδεση με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Η πολιτεία δίνει συγκεκριμένα οικονομικά κίνητρα σε όσους προσαρμοστούν πριν την υποχρεωτική ημερομηνία, όχι μετά από αυτήν.

Το πρώτο κίνητρο αφορά τον εξοπλισμό και το λογισμικό που αγοράζεις για την ηλεκτρονική τιμολόγηση: αποσβένονται πλήρως, στο 100%, μέσα στο ίδιο έτος που τα αγοράζεις, αντί να μοιράζονται σε βάθος χρόνου. Το δεύτερο αφορά τις λειτουργικές δαπάνες έκδοσης, διαβίβασης και αρχειοθέτησης των ηλεκτρονικών τιμολογίων: για τους πρώτους 12 μήνες εφαρμογής, αυτές οι δαπάνες προσαυξάνονται κατά 100% ως εκπιπτόμενο κόστος, μειώνοντας αντίστοιχα τα φορολογητέα έσοδα της επιχείρησης.

Το κρίσιμο σημείο είναι ο χρόνος. Τα κίνητρα ισχύουν για δαπάνες από το 2025 και μετά, με προϋπόθεση να έχεις ολοκληρώσει την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης πριν την 1η Δεκεμβρίου 2025, ή να τη χρησιμοποιούσες ήδη μέσα στο 2025 πριν γίνει υποχρεωτική για εσένα. Αν περιμένεις να φτάσεις στην υποχρεωτική ημερομηνία της φάσης σου, θα κάνεις την ίδια επένδυση, χωρίς όμως κανένα από τα δύο κίνητρα.

Το πρώτο βήμα είναι απλό: μίλησε με τον λογιστή σου και προσδιόρισε σε ποια φάση ανήκεις με βάση τον τζίρο σου. Από εκεί, η απόφαση για πάροχο ή δωρεάν εφαρμογή είναι κυρίως θέμα όγκου παραστατικών και του πόσο θέλεις η τιμολόγηση να μιλάει με τα υπόλοιπα συστήματά σου.

Αν η επιχείρησή σου λειτουργεί ήδη με ηλεκτρονικό κατάστημα, σύστημα παραγγελιών ή CRM, αξίζει να δεις την ηλεκτρονική τιμολόγηση όχι σαν ξεχωριστή γραφειοκρατική υποχρέωση, αλλά σαν ακόμα ένα κομμάτι που πρέπει να συνδεθεί σωστά με τα υπόλοιπα ψηφιακά σου εργαλεία. Αν χρειάζεσαι βοήθεια να δεις πώς ταιριάζει αυτό στην ευρύτερη ψηφιακή σου υποδομή, μπορούμε να το κουβεντιάσουμε.